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Kassenprüfung // Betriebführung // Kassenbuch // Kassennachschau // Peter Pinkepank

„Gegen die Kassen-Nachschau kann sich keine Fahrschule wehren.“

In Teil 1 des Interview hat Fahrschul-Steuerexperte Peter Pinkepank erklärt, welche Richtlinien für die korrekte Führung des Kassenbuches gelten. Im zweiten Teil blickt er ins Jahr 2018 – und erläutert, mit welchen Mitteln der Gesetzgeber den Druck noch zusätzlich erhöht hat.

mobilmacher: Die Bargeldkasse gilt als kritischer Punkt bei jeder Prüfung. Warum ist das Risiko so groß?

Peter Pinkepank: Wenn Mängel in der Kassenführung festgestellt werden, haben die Finanzämter die Pflicht, die Einnahmen zu schätzen. Die Beamten sind in diesen Fällen angehalten, einen Sicherheitsaufschlag vorzunehmen. Das sollte man als Fahrschulunternehmer unbedingt vermeiden, um sich vor übertriebenen Schätzungen zu schützen. Ich habe von einem Fall gehört, da ging es nicht um die Beträge, sondern nur um eine Kasse, die nicht vollständig einwandfrei geführt war. Die Konsequenzen waren völlig unverhältnismäßig. Es wurde eine Steuernachzahlung festgesetzt, die absolut willkürlich erschien.

Gilt das auch für kleine Fahrschulen?

Bei allen Unternehmen – ob klein oder groß –, die Ihren Gewinn mit einer Einnahmenüberschussrechnung ermitteln, besteht im Grunde keine Pflicht zur Führung eines Kassenbuches. Das hat der Bundesfinanzhof kürzlich in einem Urteil bestätigt. Betriebswirtschaftlich sinnvoll ist das Kassenbuch trotzdem. Und ich betone: Wer ein Kassenbuch führt, muss es auch korrekt führen.

2018 erhält das Finanzamt zusätzliche Befugnisse. Womit müssen Fahrschulen rechnen?

Es gibt ein neues Gesetz: das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen. Damit verbunden ist eine weitere Ausweitung der Prüfrechte der Behörden. Den Finanzbeamten steht bald ein neues Instrument zur Verfügung: die Kassen-Nachschau.

Was passiert bei einer Kassen-Nachschau?

Finanzbeamte können jederzeit auftauchen und eine Prüfung von Kasse und Kassenbuch verlangen – und zwar zu den üblichen Geschäftszeiten ohne jede Voranmeldung. Im Augenblick werden zahlreiche Finanzbeamte für diese Kassen-Nachschauen geschult. Am 2. Januar 2018 tritt die Regelung in Kraft. Genau an diesem Zeitpunkt werden die Beamten auf die Unternehmen losgelassen.

Wie kann man sich dagegen schützen?

Gegen die Kassen-Nachschau selbst können Sie sich nicht wehren. Die einzige Möglichkeit, die Ihnen bleibt: Kassenbuch täglich korrekt führen. Die Finanzbeamten haben die Maßgabe, bei Mängeln die Einnahmen zu schätzen. Und es besteht kein Zweifel: Sie wollen schätzen! Ob diese Haltung moralisch vertretbar ist oder nicht, darüber müssen wir nicht diskutieren. Die Kassen-Nachschau ist Gesetz. Ab 2018 werden die Finanzämter von ihrem neuen Instrument Gebrauch machen.

Sie haben sich auf Fahrschulen spezialisiert. Was raten Sie Ihren Kunden?

Soweit nicht schon geschehen, sollten Fahrschulen prüfen, ob ihre Software so arbeitet wie vom Finanzamt gefordert. Leider ist das nicht bei allen Systemen der Fall, die im Moment zur Verfügung stehen. Der kritische Punkt ist die nachträgliche Veränderbarkeit. Wenn es Ihre Software erlaubt, Beträge nachträglich zu verändern, sollten Sie als Fahrschulunternehmer handeln. Wer sich in diesem Punkt unsicher ist, dem empfehle ich, gemeinsam mit dem Steuerberater darüber zu sprechen.

Alles nur eine Frage des Systems?

Nein, gewiß nicht. Ich empfehle meinen Kunden seit Jahren, den Bargeldverkehr so weit wie möglich einzudämmen. Aus steuerlicher Sicht ist es die beste Lösung, weil zahlreiche Fehlerquellen ausgeschlossen werden, die das Finanzamt beanstanden würde. Auch aus unternehmerischer Sicht rate ich dazu. Bargeld gehört aus dem Schulungswagen sowieso verbannt. Das Abkassieren sollte via Rechnung und Überweisung funktionieren – oder mit einem Abrechnungsservice, auch Factoring genannt. Für die Ausgaben stellen Sie eine EC-Karte zur Verfügung, mit der ab sofort eingekauft wird. Bei Tankstellen gibt es ja auch entsprechende Karten-Angebote. Wichtig bei der Bezahlung mit den Karten ist allein, dass Sie damit automatisch alles sicher dokumentiert haben.

Und wenn jemand im Supermarkt Kaffee holen muss?

Sie müssen nicht jedem Mitarbeiter die Karte der Fahrschule aushändigen. Im Supermarkt wird bar einkauft. Die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter geben Ihnen danach den Beleg – und Sie überweisen den Betrag an die betreffende Person.

Wie reagieren die von Ihnen betreuten Fahrschulen auf Ihren Ratschlag?

Meine Fahrschul-Kunden haben sich früher oder später alle dieser Vorgehensweise angeschlossen. Übrigens: Neulich hat einer meiner Kunden sogar komplett auf bargeldlose Fahrschule umgestellt. Das geht tatsächlich! Eine radikale, aber überaus weitsichtige Lösung, wenn Sie mich fragen.

Herzlichen Dank für dieses Gespräch.

Teil 1 des Interviews lesen Sie hier

Veranstaltungshinweis: Auf dem Unternehmertag des BDFU in Esslingen wird Peter Pinkepank wird zu aktuellen steuerrechtlichen Themen Stellung beziehen. Titel des seines Vortrags: „Von Steuerfragen bis zur Buchhaltung als Grundlage für die Unternehmensplanung“. Zur Einladung zur BDFU-Veranstaltung in Esslingen geht es hier.

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Über Peter Pinkepank: Der Steuerberater aus Castrop-Rauxel hat sich auf Fahrschulen fokussiert. Er ist mit den Besonderheiten der Branche seit vielen Jahren vertraut. Viele Fahrschulunternehmer kennen ihn aus den zahlreichen Schulungen und Seminaren. Auf die angenehm handfesten Empfehlungen des Steuerexperten wollen sie nicht mehr verzichten.

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