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Kassenprüfung // Betriebführung // Kassenbuch // Kassennachschau // Peter Pinkepank

„Gegen die Kassen-Nachschau kann sich keine Fahrschule wehren.“

In Teil 1 des Interview hat Fahrschul-Steuerexperte Peter Pinkepank erklärt, welche Richtlinien für die korrekte Führung des Kassenbuches gelten. Im zweiten Teil blickt er ins Jahr 2018 – und erläutert, mit welchen Mitteln der Gesetzgeber den Druck noch zusätzlich erhöht hat.

mobilmacher: Die Bargeldkasse gilt als kritischer Punkt bei jeder Prüfung. Warum ist das Risiko so groß?

Peter Pinkepank: Wenn Mängel in der Kassenführung festgestellt werden, haben die Finanzämter die Pflicht, die Einnahmen zu schätzen. Die Beamten sind in diesen Fällen angehalten, einen Sicherheitsaufschlag vorzunehmen. Das sollte man als Fahrschulunternehmer unbedingt vermeiden, um sich vor übertriebenen Schätzungen zu schützen. Ich habe von einem Fall gehört, da ging es nicht um die Beträge, sondern nur um eine Kasse, die nicht vollständig einwandfrei geführt war. Die Konsequenzen waren völlig unverhältnismäßig. Es wurde eine Steuernachzahlung festgesetzt, die absolut willkürlich erschien.

Gilt das auch für kleine Fahrschulen?

Bei allen Unternehmen – ob klein oder groß –, die Ihren Gewinn mit einer Einnahmenüberschussrechnung ermitteln, besteht im Grunde keine Pflicht zur Führung eines Kassenbuches. Das hat der Bundesfinanzhof kürzlich in einem Urteil bestätigt. Betriebswirtschaftlich sinnvoll ist das Kassenbuch trotzdem. Und ich betone: Wer ein Kassenbuch führt, muss es auch korrekt führen.

2018 erhält das Finanzamt zusätzliche Befugnisse. Womit müssen Fahrschulen rechnen?

Es gibt ein neues Gesetz: das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen. Damit verbunden ist eine weitere Ausweitung der Prüfrechte der Behörden. Den Finanzbeamten steht bald ein neues Instrument zur Verfügung: die Kassen-Nachschau.

Was passiert bei einer Kassen-Nachschau?

Finanzbeamte können jederzeit auftauchen und eine Prüfung von Kasse und Kassenbuch verlangen – und zwar zu den üblichen Geschäftszeiten ohne jede Voranmeldung. Im Augenblick werden zahlreiche Finanzbeamte für diese Kassen-Nachschauen geschult. Am 2. Januar 2018 tritt die Regelung in Kraft. Genau an diesem Zeitpunkt werden die Beamten auf die Unternehmen losgelassen.

Wie kann man sich dagegen schützen?

Gegen die Kassen-Nachschau selbst können Sie sich nicht wehren. Die einzige Möglichkeit, die Ihnen bleibt: Kassenbuch täglich korrekt führen. Die Finanzbeamten haben die Maßgabe, bei Mängeln die Einnahmen zu schätzen. Und es besteht kein Zweifel: Sie wollen schätzen! Ob diese Haltung moralisch vertretbar ist oder nicht, darüber müssen wir nicht diskutieren. Die Kassen-Nachschau ist Gesetz. Ab 2018 werden die Finanzämter von ihrem neuen Instrument Gebrauch machen.

Sie haben sich auf Fahrschulen spezialisiert. Was raten Sie Ihren Kunden?

Soweit nicht schon geschehen, sollten Fahrschulen prüfen, ob ihre Software so arbeitet wie vom Finanzamt gefordert. Leider ist das nicht bei allen Systemen der Fall, die im Moment zur Verfügung stehen. Der kritische Punkt ist die nachträgliche Veränderbarkeit. Wenn es Ihre Software erlaubt, Beträge nachträglich zu verändern, sollten Sie als Fahrschulunternehmer handeln. Wer sich in diesem Punkt unsicher ist, dem empfehle ich, gemeinsam mit dem Steuerberater darüber zu sprechen.

Alles nur eine Frage des Systems?

Nein, gewiß nicht. Ich empfehle meinen Kunden seit Jahren, den Bargeldverkehr so weit wie möglich einzudämmen. Aus steuerlicher Sicht ist es die beste Lösung, weil zahlreiche Fehlerquellen ausgeschlossen werden, die das Finanzamt beanstanden würde. Auch aus unternehmerischer Sicht rate ich dazu. Bargeld gehört aus dem Schulungswagen sowieso verbannt. Das Abkassieren sollte via Rechnung und Überweisung funktionieren – oder mit einem Abrechnungsservice, auch Factoring genannt. Für die Ausgaben stellen Sie eine EC-Karte zur Verfügung, mit der ab sofort eingekauft wird. Bei Tankstellen gibt es ja auch entsprechende Karten-Angebote. Wichtig bei der Bezahlung mit den Karten ist allein, dass Sie damit automatisch alles sicher dokumentiert haben.

Und wenn jemand im Supermarkt Kaffee holen muss?

Sie müssen nicht jedem Mitarbeiter die Karte der Fahrschule aushändigen. Im Supermarkt wird bar einkauft. Die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter geben Ihnen danach den Beleg – und Sie überweisen den Betrag an die betreffende Person.

Wie reagieren die von Ihnen betreuten Fahrschulen auf Ihren Ratschlag?

Meine Fahrschul-Kunden haben sich früher oder später alle dieser Vorgehensweise angeschlossen. Übrigens: Neulich hat einer meiner Kunden sogar komplett auf bargeldlose Fahrschule umgestellt. Das geht tatsächlich! Eine radikale, aber überaus weitsichtige Lösung, wenn Sie mich fragen.

Herzlichen Dank für dieses Gespräch.

Teil 1 des Interviews lesen Sie hier

Veranstaltungshinweis: Auf dem Unternehmertag des BDFU in Esslingen wird Peter Pinkepank wird zu aktuellen steuerrechtlichen Themen Stellung beziehen. Titel des seines Vortrags: „Von Steuerfragen bis zur Buchhaltung als Grundlage für die Unternehmensplanung“. Zur Einladung zur BDFU-Veranstaltung in Esslingen geht es hier.

Fahrschul // Steuerexperte // Steuerrecht /// Steuerberater // Castrop-Rauxel

Über Peter Pinkepank: Der Steuerberater aus Castrop-Rauxel hat sich auf Fahrschulen fokussiert. Er ist mit den Besonderheiten der Branche seit vielen Jahren vertraut. Viele Fahrschulunternehmer kennen ihn aus den zahlreichen Schulungen und Seminaren. Auf die angenehm handfesten Empfehlungen des Steuerexperten wollen sie nicht mehr verzichten.

Fahrschul // Steuerexperte // Steuerrecht /// Steuerberater // Castrop-Rauxel

„Achtung! Finanzämter schauen scharf in die Kassen.“

 

Peter Pinkepank, Fahrschul-Steuerexperte aus Castrop-Rauxel, kennt viele Unternehmen von innen. In Teil 1 unseres Interviews erklärt er, warum man als Fahrschule unbedingt auf die Kassenführung achten sollte.

mobilmacher: Als Steuerberater nehmen Sie die Kassen Ihrer Fahrschulkunden genau unter die Lupe. Warum?

Peter Pinkepank: Es geht vor allem um die Art und Weise, wie die Kasse und das Kassenbuch geführt werden. Mit Jahresbeginn 2015 haben die Finanzämter diese Angriffspunkte ins Visier genommen. Inzwischen wissen alle: Wer beim Bargeld schlampig arbeitet, geht ein hohes Risiko ein. Selbst bei kleinen Beträgen: Wenn das Kassenbuch nicht richtig geführt ist, kann ein wirtschaftlicher Schaden entstehen, den Sie gar nicht absehen können. Mitunter geht das an die Substanz der Fahrschule.

Was droht genau?

Wenn die Aufzeichnungen nicht mängelfrei geführt werden, hat das Finanzamt die Pflicht, die Einnahmen zu schätzen. Dies geschieht in aller Regel inklusive eines Sicherheitsaufschlags, der mitunter extrem deutlich ausfällt. Gegen diese Schätzung können Sie nur schwer etwas unternehmen, selbst wenn die Höhe des geschätzten Betrages jeder Grundlage entbehrt. Obendrein wird gegen den Unternehmer ein Steuerstraf- und Bußgeldverfahren eröffnet. Da kann es sogar mit der Fahrschulerlaubnis kritisch werden.

Wie führt man eine Kasse richtig?

Auf den ersten Blick sind die Richtlinien der korrekten Kassenführung leicht nachvollziehbar. Sie müssen folgende sechs Punkte berücksichtigen: Die Kassenbelege müssen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar im Kassenbuch eingetragen sein. So ist jeder Vorgang entsprechend zu dokumentieren. Die Regeln stehen in der GOBD. Aber bei der GOBD steckt der Teufel im Detail.

Erklären Sie doch bitte zunächst die Abkürzung GOBD.

In der GOBD hat der Gesetzgeber „die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ geregelt. Diese Verordnung gilt seit 1. Januar 2015. Seit diesem Zeitpunkt hat sich die Situation für jeden Unternehmer verschärft.

Worauf muss man achten?

Nehmen wir beispielsweise den ersten der sechs Punkte aus der GOBD: einzeln. Das bedeutet, dass zu jedem Vorgang auf einem einzelnen Nachweis Name und Anschrift, Geschäftsvorfall sowie Betrag festgehalten werden müssen.

Das sollte man doch verlangen können, oder?

Durchaus. Acht geben sollte man beispielsweise bei Punkt 4. Hier fordert die GOBD: zeitgerecht. Damit ist gemeint, dass das Kassenbuch täglich aktuell sein muss. Früher war es eine gängige Praxis, dass am Ende des Monats Einnahmen und Ausgaben verglichen wurden, und erst dann die Vorgänge entsprechend protokolliert wurden. Das war schon immer falsch. Das Kassenbuch muss täglich aktuell sein.

Also jeden Abend?

Ganz genau. Dabei sind die Punkte 5 und 6 der GOBD ebenfalls zu beachten: Geordnet und unveränderbar. Geordnet bedeutet, dass jeder Beleg sofort aufzufinden ist – und das noch zehn Jahre später. Lesbar muss er natürlich auch sein, was keine Selbstverständlichkeit ist angesichts der vielen Thermobelege, die heute ausgegeben werden. Und schließlich Punkt 6: Unveränderbar. Dieser Punkt stellt hohe Anforderungen – und die Frage nach der richtigen Software.

Worauf muss man achten?

GOBD-konforme Software ist so ausgelegt, dass sie nachträgliche Veränderungen oder gar Manipulationen unmöglich macht. Ich erwarte, dass die Prüfer vom Finanzamt genau darauf achten, ob ein geeignetes Programm benutzt wird. Ich empfehle jeder Fahrschule, diesen Punkt zu hinterfragen – gemeinsam mit ihrem Steuerberater oder mit den Software-Lieferanten oder vielleicht am besten: mit beiden. Es muss sicher gestellt sein, dass die Belege täglich festgeschrieben werden.

Die geeignete Software ist das eine – welche weiteren Empfehlungen können Sie geben?

Seit geraumer Zeit berate ich meine Kunden dahingehend, den Bargeldverkehr so weit wie möglich einzuschränken. Die Logik ist vergleichsweise simpel: Wo kein Bargeld verwendet wird, können beim Kassenbuch keine Fehler unterlaufen. Das Bargeld gehört sowieso aus dem Schulungsfahrzeug verbannt. Heutzutage kassiert man bargeldlos mit Rechnung und Überweisung – oder man beauftragt einen Abrechnungsservice.

Und bei den Ausgaben?

Heute ist es längst normal mit Karten zu bezahlen – zum Beispiel Tankkarten für den Sprit und EC-Karten bei anderen Ausgaben. Im Unternehmen ist das sowieso sehr praktisch, weil damit sichergestellt ist, dass für jeden Vorgang einen Beleg existiert.

In Teil 2 des Interviews erklärt Peter Pinkepank, was den Fahrschulen ab nächstes Jahr bevorsteht, wenn die Prüfrechte der Finanzämter ausgeweitet werden. In Kürze hier auf www.mobilmacher-news.de

Veranstaltungshinweis: Auf dem Unternehmertag des BDFU in Esslingen wird Peter Pinkepank wird zu aktuellen steuerrechtlichen Themen Stellung beziehen. Titel des seines Vortrags: „Von Steuerfragen bis zur Buchhaltung als Grundlage für die Unternehmensplanung“. Zur Einladung zur BDFU-Veranstaltung in Esslingen geht es hier.

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Über Peter Pinkepank: Der Steuerberater aus Castrop-Rauxel hat sich auf Fahrschulen fokussiert. Er ist mit den Besonderheiten der Branche seit vielen Jahren vertraut. Viele Fahrschulunternehmer kennen ihn aus den zahlreichen Schulungen und Seminaren. Auf die angenehm handfesten Empfehlungen des Steuerexperten wollen sie nicht mehr verzichten.

 

Das Finanzamt kann kommen

„Willkommen in unserer Fahrschule“, sagt man in herzlichem Ton, wenn neue Fahrschüler die Räume betreten. Wenn die Finanzbeamten unangekündigt kommen, ist die Herzlichkeit meist etwas gedämpft. Was passiert eigentlich bei diesen Besuchen?

Wenn man weiß, was kommen kann, ist es hinterher meist halb so schlimm. Das gilt auch für unangekündigte Besuche von Finanzbeamten. Wenn sie erscheinen, kommen sie ungebeten und irgendwie auch immer ungelegen. Deshalb sollten Fahrschulen ständig darauf eingerichtet sein. Weiterlesen

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Wissenswertes über Betriebsprüfungen

Eine Betriebsprüfung im Haus zu haben, stellt für viele Fahrschulen eine Belastung dar. Vermeiden kann man sie nicht. Trotzdem kann Insider-Wissen dazu beitragen, den Schrecken zu mindern und unliebsame Überraschungen zu vermeiden. Der mobilmacher hat den Experten Jörg-Michael Satz um einige Antworten gebeten.

mobilmacher: Herr Satz, wie oft werden Betriebsprüfungen durchgeführt?

Jörg-Michael Satz: Grundsätzlich kann jedes Unternehmen und jede Privatperson betroffen sein. Wie oft ein Unternehmen geprüft wird, hängt in erster Linie von der Umsatzhöhe und dem steuerlichen Gewinn ab.

mobilmacher: Stimmt es, dass die Kleinen öfter dran kommen?

Jörg-Michael Satz: Nein, glücklicherweise verhält es sich sogar umgekehrt: Als kleines Unternehmen ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass eine Betriebsprüfung durchgeführt wird. Es wird in Groß-, Mittel- und Kleinbetriebe unterschieden. Aus der Betriebsprüfungsstatistik des Jahres 2012 ergibt Weiterlesen

Wo das Finanzamt genau hinschaut

Zur Überprüfung der Einnahmenseite geht das Finanzamt wie folgt vor:

  1. Abgleich der Ausbildungs- und Tagesnachweise der Fahrschule mit den entsprechenden Listen des TÜVs . Der TÜV ist verpflichtet, die Listen für einen Zeitraum von 10 Jahren auf zu bewahren.
  2. Im Rahmen der Überprüfung der Tagesnachweise kann über einen Vergleich der erteilten mit den bezahlten Stunden die Vollständigkeit der Erlöse überprüft werden. Fehlen für einen Fahrlehrer beispielsweise außerhalb des ihm zustehenden Urlaubs einzelne Tage oder ist der Leerlauf ungewöhnlich hoch, entsteht hier Zweifel an der Vollständigkeit der Aufzeichnungen und damit an der vollständigen Versteuerung der Umsätze.
  3. Abgleich mit der Liste des Straßenverkehrsamts über eingereichte Fahrerlaubnisanträge.
  4. Der Betriebsprüfer kann auch die Umsätze mit den gefahrenen Kilometern der Fahrschulwagen verproben. Anhand der TÜV-Listen kann der Prüfer die Anzahl der Fahrschüler feststellen und mit den ermittelten durchschnittlichen Kilometern pro Fahrstunde multiplizieren.  Liegt die so ermittelte Kilometerleistung der Fahrzeuge unter der tatsächlichen Kilometerleistung der Fahrzeuge, ist dies ein Indiz für nicht erklärte Einnahmen.
  5. In der Regel wird Lehrmaterial von der Schülern in der Fahrschule gekauft. Ist der Einkauf des Lehrmaterials ungleich höher als die Bestände und die Anzahl des verkauften Lehrmaterials, besteht der Verdacht, dass die Einnahmen unvollständig erklärt wurden.
  6. Auch die Höhe der in der Buchhaltung erfassten Pkw-Kosten können Anlass zu Zweifel an der vollständigen Versteuerung der Einnahmen begründen. Dem Finanzamt ist bekannt, welchen prozentualen Anteil die Pkw-Kosten im Verhältnis zu den Umsätzen haben. Liegen ihre Werte hier deutlich über denen des Finanzamts, wird das Finanzamt hier verstärkt einsteigen.
  7. Das Finanzamt verfügt über sogenannte Richtwertsätze für sehr viele Branchen. Die so ermittelten Werte basieren u. a. auf festgestellte Werte. Hiermit kann das Finanzamt hervorragend ihren Fahrschulbetrieb mit externen Werten vergleichen und nach Ungereimtheiten suchen. Dem Finanzamt liegen auch die Veröffentlichungen des Statistischen Bundesamtes vor. Auch hier ist eine Vergleichsmöglichkeit gegeben.
  8. Zur Überprüfung der Anzahl der Teilnehmer an einem Aufbauseminar hat das Finanzamt grundsätzlich die Möglichkeit beim Straßenverkehrsamt nach zu fragen.
  9. Oftmals werden die Fahrstunden noch in bar bezahlt. Der Betriebsprüfer wird die Aufzeichnungen der Bareinnahmen sich kritisch ansehen. Liegen kein schlüssigen Aufzeichnungen vor, kann die Überprüfung der Privatentnahmen Aufschluss über nicht aufgezeichnete Bareinnahmen geben.
  10. Abgleich der vom Fahrlehrer gegebenen Stunden mit den tatsächlich in der Lohnabrechnung verbuchten Stunden.

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Checklisten zu Betriebsprüfungen

Wie hoch ist die Wahrscheinlichkeit, dass eine Betriebsprüfung durchgeführt wird? Jörg-Michael Satz hat folgende Checklisten für Fahrschulen zusammengestellt:

Allgemein lässt sich sagen, dass Auffälligkeiten in den von Ihnen beim Finanzamt eingereichten Unterlagen zur Betriebsprüfung führen können. Dazu gehören:

  • Erhebliche Abweichungen zum Vorjahr.
  • Die Vorsteuererstattung ist regelmäßig höher als Zahlung der Mehrwertsteuer an das Finanzamt.
  • Außergewöhnliche hohe Vorsteuererstattung.
  • Starke Umsatzschwankungen.
  • Starke Gewinnschwankungen.
  • Starke Schwankungen der Betriebsausgaben.
  • Sie weisen jahrelang geringe Gewinne aus, die zur Bestreitung des Lebensunterhaltes nicht reichen.
  • Versteuerung der Privatanteils der Pkws ist unklar.
  • Ungewöhnliche Geldbestände.
  • Kassenbuch weißt ein Minus aus.
  • Ungewöhnlich hohe Privatentnahmen.
  • Ungewöhnlich hohe Privateinlagen; wo kommt das Geld her?
  • Formulare sind unvollständig ausgefüllt.
  • Abweichungen zwischen den Umsatzsteuervoranmeldungen und der Umsatzsteuerjahreserklärung.
  • Zufallsauswahl.
  • Ihre Steuererklärung ist nicht plausibel.
  • Ihre persönlichen Besitzverhältnisse sind unklar.
  • Sie zahlen zu wenig oder gar keine Steuern.

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