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„Achtung! Finanzämter schauen scharf in die Kassen.“

 

Peter Pinkepank, Fahrschul-Steuerexperte aus Castrop-Rauxel, kennt viele Unternehmen von innen. In Teil 1 unseres Interviews erklärt er, warum man als Fahrschule unbedingt auf die Kassenführung achten sollte.

mobilmacher: Als Steuerberater nehmen Sie die Kassen Ihrer Fahrschulkunden genau unter die Lupe. Warum?

Peter Pinkepank: Es geht vor allem um die Art und Weise, wie die Kasse und das Kassenbuch geführt werden. Mit Jahresbeginn 2015 haben die Finanzämter diese Angriffspunkte ins Visier genommen. Inzwischen wissen alle: Wer beim Bargeld schlampig arbeitet, geht ein hohes Risiko ein. Selbst bei kleinen Beträgen: Wenn das Kassenbuch nicht richtig geführt ist, kann ein wirtschaftlicher Schaden entstehen, den Sie gar nicht absehen können. Mitunter geht das an die Substanz der Fahrschule.

Was droht genau?

Wenn die Aufzeichnungen nicht mängelfrei geführt werden, hat das Finanzamt die Pflicht, die Einnahmen zu schätzen. Dies geschieht in aller Regel inklusive eines Sicherheitsaufschlags, der mitunter extrem deutlich ausfällt. Gegen diese Schätzung können Sie nur schwer etwas unternehmen, selbst wenn die Höhe des geschätzten Betrages jeder Grundlage entbehrt. Obendrein wird gegen den Unternehmer ein Steuerstraf- und Bußgeldverfahren eröffnet. Da kann es sogar mit der Fahrschulerlaubnis kritisch werden.

Wie führt man eine Kasse richtig?

Auf den ersten Blick sind die Richtlinien der korrekten Kassenführung leicht nachvollziehbar. Sie müssen folgende sechs Punkte berücksichtigen: Die Kassenbelege müssen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar im Kassenbuch eingetragen sein. So ist jeder Vorgang entsprechend zu dokumentieren. Die Regeln stehen in der GOBD. Aber bei der GOBD steckt der Teufel im Detail.

Erklären Sie doch bitte zunächst die Abkürzung GOBD.

In der GOBD hat der Gesetzgeber „die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ geregelt. Diese Verordnung gilt seit 1. Januar 2015. Seit diesem Zeitpunkt hat sich die Situation für jeden Unternehmer verschärft.

Worauf muss man achten?

Nehmen wir beispielsweise den ersten der sechs Punkte aus der GOBD: einzeln. Das bedeutet, dass zu jedem Vorgang auf einem einzelnen Nachweis Name und Anschrift, Geschäftsvorfall sowie Betrag festgehalten werden müssen.

Das sollte man doch verlangen können, oder?

Durchaus. Acht geben sollte man beispielsweise bei Punkt 4. Hier fordert die GOBD: zeitgerecht. Damit ist gemeint, dass das Kassenbuch täglich aktuell sein muss. Früher war es eine gängige Praxis, dass am Ende des Monats Einnahmen und Ausgaben verglichen wurden, und erst dann die Vorgänge entsprechend protokolliert wurden. Das war schon immer falsch. Das Kassenbuch muss täglich aktuell sein.

Also jeden Abend?

Ganz genau. Dabei sind die Punkte 5 und 6 der GOBD ebenfalls zu beachten: Geordnet und unveränderbar. Geordnet bedeutet, dass jeder Beleg sofort aufzufinden ist – und das noch zehn Jahre später. Lesbar muss er natürlich auch sein, was keine Selbstverständlichkeit ist angesichts der vielen Thermobelege, die heute ausgegeben werden. Und schließlich Punkt 6: Unveränderbar. Dieser Punkt stellt hohe Anforderungen – und die Frage nach der richtigen Software.

Worauf muss man achten?

GOBD-konforme Software ist so ausgelegt, dass sie nachträgliche Veränderungen oder gar Manipulationen unmöglich macht. Ich erwarte, dass die Prüfer vom Finanzamt genau darauf achten, ob ein geeignetes Programm benutzt wird. Ich empfehle jeder Fahrschule, diesen Punkt zu hinterfragen – gemeinsam mit ihrem Steuerberater oder mit den Software-Lieferanten oder vielleicht am besten: mit beiden. Es muss sicher gestellt sein, dass die Belege täglich festgeschrieben werden.

Die geeignete Software ist das eine – welche weiteren Empfehlungen können Sie geben?

Seit geraumer Zeit berate ich meine Kunden dahingehend, den Bargeldverkehr so weit wie möglich einzuschränken. Die Logik ist vergleichsweise simpel: Wo kein Bargeld verwendet wird, können beim Kassenbuch keine Fehler unterlaufen. Das Bargeld gehört sowieso aus dem Schulungsfahrzeug verbannt. Heutzutage kassiert man bargeldlos mit Rechnung und Überweisung – oder man beauftragt einen Abrechnungsservice.

Und bei den Ausgaben?

Heute ist es längst normal mit Karten zu bezahlen – zum Beispiel Tankkarten für den Sprit und EC-Karten bei anderen Ausgaben. Im Unternehmen ist das sowieso sehr praktisch, weil damit sichergestellt ist, dass für jeden Vorgang einen Beleg existiert.

In Teil 2 des Interviews erklärt Peter Pinkepank, was den Fahrschulen ab nächstes Jahr bevorsteht, wenn die Prüfrechte der Finanzämter ausgeweitet werden. In Kürze hier auf www.mobilmacher-news.de

Veranstaltungshinweis: Auf dem Unternehmertag des BDFU in Esslingen wird Peter Pinkepank wird zu aktuellen steuerrechtlichen Themen Stellung beziehen. Titel des seines Vortrags: „Von Steuerfragen bis zur Buchhaltung als Grundlage für die Unternehmensplanung“. Zur Einladung zur BDFU-Veranstaltung in Esslingen geht es hier.

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Über Peter Pinkepank: Der Steuerberater aus Castrop-Rauxel hat sich auf Fahrschulen fokussiert. Er ist mit den Besonderheiten der Branche seit vielen Jahren vertraut. Viele Fahrschulunternehmer kennen ihn aus den zahlreichen Schulungen und Seminaren. Auf die angenehm handfesten Empfehlungen des Steuerexperten wollen sie nicht mehr verzichten.