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Kassenprüfung // Betriebführung // Kassenbuch // Kassennachschau // Peter Pinkepank

„Gegen die Kassen-Nachschau kann sich keine Fahrschule wehren.“

In Teil 1 des Interview hat Fahrschul-Steuerexperte Peter Pinkepank erklärt, welche Richtlinien für die korrekte Führung des Kassenbuches gelten. Im zweiten Teil blickt er ins Jahr 2018 – und erläutert, mit welchen Mitteln der Gesetzgeber den Druck noch zusätzlich erhöht hat.

mobilmacher: Die Bargeldkasse gilt als kritischer Punkt bei jeder Prüfung. Warum ist das Risiko so groß?

Peter Pinkepank: Wenn Mängel in der Kassenführung festgestellt werden, haben die Finanzämter die Pflicht, die Einnahmen zu schätzen. Die Beamten sind in diesen Fällen angehalten, einen Sicherheitsaufschlag vorzunehmen. Das sollte man als Fahrschulunternehmer unbedingt vermeiden, um sich vor übertriebenen Schätzungen zu schützen. Ich habe von einem Fall gehört, da ging es nicht um die Beträge, sondern nur um eine Kasse, die nicht vollständig einwandfrei geführt war. Die Konsequenzen waren völlig unverhältnismäßig. Es wurde eine Steuernachzahlung festgesetzt, die absolut willkürlich erschien.

Gilt das auch für kleine Fahrschulen?

Bei allen Unternehmen – ob klein oder groß –, die Ihren Gewinn mit einer Einnahmenüberschussrechnung ermitteln, besteht im Grunde keine Pflicht zur Führung eines Kassenbuches. Das hat der Bundesfinanzhof kürzlich in einem Urteil bestätigt. Betriebswirtschaftlich sinnvoll ist das Kassenbuch trotzdem. Und ich betone: Wer ein Kassenbuch führt, muss es auch korrekt führen.

2018 erhält das Finanzamt zusätzliche Befugnisse. Womit müssen Fahrschulen rechnen?

Es gibt ein neues Gesetz: das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen. Damit verbunden ist eine weitere Ausweitung der Prüfrechte der Behörden. Den Finanzbeamten steht bald ein neues Instrument zur Verfügung: die Kassen-Nachschau.

Was passiert bei einer Kassen-Nachschau?

Finanzbeamte können jederzeit auftauchen und eine Prüfung von Kasse und Kassenbuch verlangen – und zwar zu den üblichen Geschäftszeiten ohne jede Voranmeldung. Im Augenblick werden zahlreiche Finanzbeamte für diese Kassen-Nachschauen geschult. Am 2. Januar 2018 tritt die Regelung in Kraft. Genau an diesem Zeitpunkt werden die Beamten auf die Unternehmen losgelassen.

Wie kann man sich dagegen schützen?

Gegen die Kassen-Nachschau selbst können Sie sich nicht wehren. Die einzige Möglichkeit, die Ihnen bleibt: Kassenbuch täglich korrekt führen. Die Finanzbeamten haben die Maßgabe, bei Mängeln die Einnahmen zu schätzen. Und es besteht kein Zweifel: Sie wollen schätzen! Ob diese Haltung moralisch vertretbar ist oder nicht, darüber müssen wir nicht diskutieren. Die Kassen-Nachschau ist Gesetz. Ab 2018 werden die Finanzämter von ihrem neuen Instrument Gebrauch machen.

Sie haben sich auf Fahrschulen spezialisiert. Was raten Sie Ihren Kunden?

Soweit nicht schon geschehen, sollten Fahrschulen prüfen, ob ihre Software so arbeitet wie vom Finanzamt gefordert. Leider ist das nicht bei allen Systemen der Fall, die im Moment zur Verfügung stehen. Der kritische Punkt ist die nachträgliche Veränderbarkeit. Wenn es Ihre Software erlaubt, Beträge nachträglich zu verändern, sollten Sie als Fahrschulunternehmer handeln. Wer sich in diesem Punkt unsicher ist, dem empfehle ich, gemeinsam mit dem Steuerberater darüber zu sprechen.

Alles nur eine Frage des Systems?

Nein, gewiß nicht. Ich empfehle meinen Kunden seit Jahren, den Bargeldverkehr so weit wie möglich einzudämmen. Aus steuerlicher Sicht ist es die beste Lösung, weil zahlreiche Fehlerquellen ausgeschlossen werden, die das Finanzamt beanstanden würde. Auch aus unternehmerischer Sicht rate ich dazu. Bargeld gehört aus dem Schulungswagen sowieso verbannt. Das Abkassieren sollte via Rechnung und Überweisung funktionieren – oder mit einem Abrechnungsservice, auch Factoring genannt. Für die Ausgaben stellen Sie eine EC-Karte zur Verfügung, mit der ab sofort eingekauft wird. Bei Tankstellen gibt es ja auch entsprechende Karten-Angebote. Wichtig bei der Bezahlung mit den Karten ist allein, dass Sie damit automatisch alles sicher dokumentiert haben.

Und wenn jemand im Supermarkt Kaffee holen muss?

Sie müssen nicht jedem Mitarbeiter die Karte der Fahrschule aushändigen. Im Supermarkt wird bar einkauft. Die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter geben Ihnen danach den Beleg – und Sie überweisen den Betrag an die betreffende Person.

Wie reagieren die von Ihnen betreuten Fahrschulen auf Ihren Ratschlag?

Meine Fahrschul-Kunden haben sich früher oder später alle dieser Vorgehensweise angeschlossen. Übrigens: Neulich hat einer meiner Kunden sogar komplett auf bargeldlose Fahrschule umgestellt. Das geht tatsächlich! Eine radikale, aber überaus weitsichtige Lösung, wenn Sie mich fragen.

Herzlichen Dank für dieses Gespräch.

Teil 1 des Interviews lesen Sie hier

Veranstaltungshinweis: Auf dem Unternehmertag des BDFU in Esslingen wird Peter Pinkepank wird zu aktuellen steuerrechtlichen Themen Stellung beziehen. Titel des seines Vortrags: „Von Steuerfragen bis zur Buchhaltung als Grundlage für die Unternehmensplanung“. Zur Einladung zur BDFU-Veranstaltung in Esslingen geht es hier.

Fahrschul // Steuerexperte // Steuerrecht /// Steuerberater // Castrop-Rauxel

Über Peter Pinkepank: Der Steuerberater aus Castrop-Rauxel hat sich auf Fahrschulen fokussiert. Er ist mit den Besonderheiten der Branche seit vielen Jahren vertraut. Viele Fahrschulunternehmer kennen ihn aus den zahlreichen Schulungen und Seminaren. Auf die angenehm handfesten Empfehlungen des Steuerexperten wollen sie nicht mehr verzichten.

Fahrschul // Steuerexperte // Steuerrecht /// Steuerberater // Castrop-Rauxel

„Achtung! Finanzämter schauen scharf in die Kassen.“

 

Peter Pinkepank, Fahrschul-Steuerexperte aus Castrop-Rauxel, kennt viele Unternehmen von innen. In Teil 1 unseres Interviews erklärt er, warum man als Fahrschule unbedingt auf die Kassenführung achten sollte.

mobilmacher: Als Steuerberater nehmen Sie die Kassen Ihrer Fahrschulkunden genau unter die Lupe. Warum?

Peter Pinkepank: Es geht vor allem um die Art und Weise, wie die Kasse und das Kassenbuch geführt werden. Mit Jahresbeginn 2015 haben die Finanzämter diese Angriffspunkte ins Visier genommen. Inzwischen wissen alle: Wer beim Bargeld schlampig arbeitet, geht ein hohes Risiko ein. Selbst bei kleinen Beträgen: Wenn das Kassenbuch nicht richtig geführt ist, kann ein wirtschaftlicher Schaden entstehen, den Sie gar nicht absehen können. Mitunter geht das an die Substanz der Fahrschule.

Was droht genau?

Wenn die Aufzeichnungen nicht mängelfrei geführt werden, hat das Finanzamt die Pflicht, die Einnahmen zu schätzen. Dies geschieht in aller Regel inklusive eines Sicherheitsaufschlags, der mitunter extrem deutlich ausfällt. Gegen diese Schätzung können Sie nur schwer etwas unternehmen, selbst wenn die Höhe des geschätzten Betrages jeder Grundlage entbehrt. Obendrein wird gegen den Unternehmer ein Steuerstraf- und Bußgeldverfahren eröffnet. Da kann es sogar mit der Fahrschulerlaubnis kritisch werden.

Wie führt man eine Kasse richtig?

Auf den ersten Blick sind die Richtlinien der korrekten Kassenführung leicht nachvollziehbar. Sie müssen folgende sechs Punkte berücksichtigen: Die Kassenbelege müssen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar im Kassenbuch eingetragen sein. So ist jeder Vorgang entsprechend zu dokumentieren. Die Regeln stehen in der GOBD. Aber bei der GOBD steckt der Teufel im Detail.

Erklären Sie doch bitte zunächst die Abkürzung GOBD.

In der GOBD hat der Gesetzgeber „die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ geregelt. Diese Verordnung gilt seit 1. Januar 2015. Seit diesem Zeitpunkt hat sich die Situation für jeden Unternehmer verschärft.

Worauf muss man achten?

Nehmen wir beispielsweise den ersten der sechs Punkte aus der GOBD: einzeln. Das bedeutet, dass zu jedem Vorgang auf einem einzelnen Nachweis Name und Anschrift, Geschäftsvorfall sowie Betrag festgehalten werden müssen.

Das sollte man doch verlangen können, oder?

Durchaus. Acht geben sollte man beispielsweise bei Punkt 4. Hier fordert die GOBD: zeitgerecht. Damit ist gemeint, dass das Kassenbuch täglich aktuell sein muss. Früher war es eine gängige Praxis, dass am Ende des Monats Einnahmen und Ausgaben verglichen wurden, und erst dann die Vorgänge entsprechend protokolliert wurden. Das war schon immer falsch. Das Kassenbuch muss täglich aktuell sein.

Also jeden Abend?

Ganz genau. Dabei sind die Punkte 5 und 6 der GOBD ebenfalls zu beachten: Geordnet und unveränderbar. Geordnet bedeutet, dass jeder Beleg sofort aufzufinden ist – und das noch zehn Jahre später. Lesbar muss er natürlich auch sein, was keine Selbstverständlichkeit ist angesichts der vielen Thermobelege, die heute ausgegeben werden. Und schließlich Punkt 6: Unveränderbar. Dieser Punkt stellt hohe Anforderungen – und die Frage nach der richtigen Software.

Worauf muss man achten?

GOBD-konforme Software ist so ausgelegt, dass sie nachträgliche Veränderungen oder gar Manipulationen unmöglich macht. Ich erwarte, dass die Prüfer vom Finanzamt genau darauf achten, ob ein geeignetes Programm benutzt wird. Ich empfehle jeder Fahrschule, diesen Punkt zu hinterfragen – gemeinsam mit ihrem Steuerberater oder mit den Software-Lieferanten oder vielleicht am besten: mit beiden. Es muss sicher gestellt sein, dass die Belege täglich festgeschrieben werden.

Die geeignete Software ist das eine – welche weiteren Empfehlungen können Sie geben?

Seit geraumer Zeit berate ich meine Kunden dahingehend, den Bargeldverkehr so weit wie möglich einzuschränken. Die Logik ist vergleichsweise simpel: Wo kein Bargeld verwendet wird, können beim Kassenbuch keine Fehler unterlaufen. Das Bargeld gehört sowieso aus dem Schulungsfahrzeug verbannt. Heutzutage kassiert man bargeldlos mit Rechnung und Überweisung – oder man beauftragt einen Abrechnungsservice.

Und bei den Ausgaben?

Heute ist es längst normal mit Karten zu bezahlen – zum Beispiel Tankkarten für den Sprit und EC-Karten bei anderen Ausgaben. Im Unternehmen ist das sowieso sehr praktisch, weil damit sichergestellt ist, dass für jeden Vorgang einen Beleg existiert.

In Teil 2 des Interviews erklärt Peter Pinkepank, was den Fahrschulen ab nächstes Jahr bevorsteht, wenn die Prüfrechte der Finanzämter ausgeweitet werden. In Kürze hier auf www.mobilmacher-news.de

Veranstaltungshinweis: Auf dem Unternehmertag des BDFU in Esslingen wird Peter Pinkepank wird zu aktuellen steuerrechtlichen Themen Stellung beziehen. Titel des seines Vortrags: „Von Steuerfragen bis zur Buchhaltung als Grundlage für die Unternehmensplanung“. Zur Einladung zur BDFU-Veranstaltung in Esslingen geht es hier.

Fahrschul // Steuerexperte // Steuerrecht /// Steuerberater // Castrop-Rauxel

Über Peter Pinkepank: Der Steuerberater aus Castrop-Rauxel hat sich auf Fahrschulen fokussiert. Er ist mit den Besonderheiten der Branche seit vielen Jahren vertraut. Viele Fahrschulunternehmer kennen ihn aus den zahlreichen Schulungen und Seminaren. Auf die angenehm handfesten Empfehlungen des Steuerexperten wollen sie nicht mehr verzichten.

 

Fahrschulen gehen optimistisch ins neue Zeitalter

 

„Mitmachen statt Festhalten“ lautete das Motto der 1. ACADEMY Unternehmerkonferenz. Tatsächlich müssen die Fahrschulen des Landes Vollgas geben, um in der digitalen Welt aufAugenhöhe zu bleiben. Wie sie sich wandeln, wenn die anstehenden Veränderungen der Mobilität konkret werden, darüber diskutierten Fahrschulunternehmer und Branchenexperten auf der 1. Academy Unternehmerkonferenz.

Matthias Wimpff, Vorstand der Academy Holding AG, gab die Richtung vor. Gleich zu Konferenzbeginn führte er vor Augen, mit welch rasender Geschwindigkeit sich die Mobilität und ihre damit verbundenen Geschäftsmodelle verändern. Der Handlungsbedarf für die Fahrschulen im Land wurde sofort greifbar. Dementsprechend ließ Wimpff keine Zweifel aufkommen: „Der Markt teilt sich auf“, prognostizierte er. „Aktuell schätzen rund 57 Prozent aller Fahrschulen ihre Zukunft als gut oder sehr gut ein. Es handelt sich um diejenigen, unternehmerisch handelnden Fahrschulen, die wohl auch weiterhin die Nase vorn haben werden.“

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Die Kernthesen der 1. ACADEMY Unternehmerkonferenz

Die 1. ACADEMY Unternehmerkonferenz wurde zur Zukunftswerkstatt der Branche. Etwa einhundert Fahrschulunternehmer diskutierten am 3. Februar 2017 über die Zukunft ihrer Unternehmen und der gesamten Branche. Experten aus verschiedenen Fachbereichen schilderten ihre Sicht der Dinge. Hier ein Überblick der interessantesten Statements.

Matthias Wimpff (Vorstand der ACADEMY Holding AG)

Matthias Wimpff eröffnet die 1.ACADEMY Unternehmerkonferenz

„Mittel- und langfristig sind es die Megatrends unserer Zeit, die auch die Fahrschulen vor neue Herausforderungen stellen. Dazu gehören die digitale Kommunikation – vor allem für junge Zielgruppen – und die Digitalisierung des Unterrichts wie zum Beispiel mit Fahrsimulatoren, E-Mobilität und Fahrer-Assistenzsystemen auf dem Weg zum Autonomen Fahren.“

„Völlig neue Wettbewerber mischen Märkte auf. Datenfirmen wie Booking.com oder HRS krempeln den Markt des Urlaubs- und Übernachtungsgewerbes um. Rechtsberatung via Mausklick macht den über 163 000 Anwälten in Deutschland immer stärker Konkurrenz. Das Taxigewerbe kann nur mit drakonischen Gesetzen gegen den Wettbewerber Uber gerettet werden, obwohl dieser kein einziges Auto besitzt. FlixBus organisiert ausschließlich mit Daten den Fernbusmarkt in Europa neu. “

„Die Fahrschulen werden immer weniger und die Tendenz zu größeren Betriebseinheiten wird sich noch verstärken. “

 Jörg-Michael Satz (Präsident von MOVING International Road Safety Association e.V.)

Jörg-Michael Satz analysiert detailliert die Marktsituation der Fahrschulen in Deutschland

„Nach wie vor sind Frauen in der Branche unterrepräsentiert. Unsere Bestrebungen sollten dahin gehen, den Frauenanteil zu erhöhen. Blickt man auf die Gehältern, zeigt sich leider auch, dass angestellte Fahrlehrerinnen im Durchschnitt bei gleicher Arbeit weniger verdienen als ihre männlichen Kollegen.“

„Aktuell stellt der Fahrlehrermangel die größte Herausforderung der Branche dar. Wenn man die Zahlen arbeitslos gemeldeter Fahrlehrer und den Bestand an offenen Stellen vergleicht, hätte man schon Mitte 2014 den Fahrlehrermangel in Westdeutschland deutlich erkennen können. Der Trend war sogar schon lange zuvor abzulesen.“

„28 Prozent der Fahrschulen sehen weitere Geschäftsfelder in zusätzlichen Trainings- und Seminarangeboten. 20 Prozent erhoffen sich neue Chancen mit Angeboten für Senioren.“

Bernd Brenner (Vorsitzender der BAGFA, Bundesarbeitsgemeinschaft der Fahrlehrerausbildungsstätten)

„Die beiden Initiativen www.fahrlehrer-karriere.de und www.fahrlehrer-zukunft.de sind wichtige Bausteine der Nachwuchsgenerierung, weil damit auch den Beratern in den Arbeitsagenturen die hervorragenden Chancen des Fahrlehrerberufs vor Augen geführt werden.“

Bernd Brenner über das Nachwuchsproblem, seine Ursachen und die Konsequenzen

„In der Branche wird häufig verkannt, dass über die Agentur für Arbeit durchaus Bewerber in den Fahrlehrerberuf herein getragen werden, die sich in der Folge blendend entwickeln.“

„Fahrschulen müssen verstärkt dazu übergehen, die Ausbildung ihres Nachwuchses selbst in die Hand zu nehmen. Förderungen durch das sogenannte Meister-BAFÖG oder durch die Arbeitsagenturen helfen dabei. Liegen die Voraussetzungen für solche Förderungen nicht vor, müssen die Fahrschulen eigene Finanzierungsmodelle, ggf. in Kooperation mit den Fahrlehrerausbildungsstätten, anbieten. Dieser Weg wird bereits jetzt in vielen anderen Branchen mit Nachwuchsproblemen eingeschlagen.“

 Peter Pinkepank (Steuerexperte für Fahrschulen)

Peter Pinkepank erläutert die Vorzüge der Digitalisierung der Finanzbuchhaltung

„Die Digitalisierung bietet auch in der Finanzbuchhaltung große Chancen. Unternehmerisch handelnde Fahrschulunternehmer sollten das nutzen, um ihre Prozesse entsprechend anzupassen.“

„Die Unternehmer profitieren dabei von monatlich aktuellen Auswertungen, zum Beispiel zur Erfolgslage und zur Liquidität und von schnellen Analysen von Kunden und Lieferanten. S0 kann sich der Unternehmer besser auf das Geschäft und seine strategischen Entscheidungen konzentrieren.“

„Die digitale Finanzbuchhaltung hilft dabei, stets auf der sicheren Seite zu bleiben. Das ist besonders unter dem stärker werdenden Überwachungsdruck ein großer Vorteil, zum Beispiel beim eines GOBD-konformes Kassenbuches.“

 

Sascha Fiek (Fahrschulunternehmer aus Freiburg)

Sascha Fiek gibt einen Ausblick auf die Fahrschule 2020

„So wichtig und richtig die Reform des Fahrlehrerrechts für uns auch sein mag, so sehr werden auch deren Auswirkungen überschätzt. Die Branche wird zum Beispiel feststellen, dass auch dann, wenn die Reform kommen sollte, kein plötzlicher Run auf den Fahrlehrerberuf einsetzen wird. Das neue Fahrlehrerrecht ist nur ein Anfang. Die Branche steht vor ganz anderen Herausforderungen.“

„Man wird in Fahrschulen auf Globalisierung, Digitalisierung und demografischen Wandel schnell die richtigen Antworten finden müssen. Plausible Lösungsansätze sind deshalb konsequenter Simulatoreneinsatz, Ausbildung auf Automatik und digitale Lernformen wie die driverscam.“

„Als Maßnahmen für die nächsten Jahre stehen eine Modernisierung des Fuhrparks, die eigene Ausbildung von guten Fahrlehrerinnen und Fahrlehrern sowie ein Veränderungen der Betriebsstrukturen oben an. Außerdem muss nach der Reform des Fahrlehrergesetzes unbedingt die Reform der veralteten Fahrschüler-Ausbildungsordnung angegangen werden.“